办公室助理如何有效工作

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有效协助工作

　　秘书是亲自为服务的工作人员，其工作定位必须以为服务对象，以工作为核心。可以说，秘书协助的日常工作是一种正常的状态，因此，信息工作的上传和发布、清理、撰稿、会议准备、文件处理、电话处理等都是围绕它进行的必要环节。秘书信息工作的基本途径应以为中心，发挥有效的辅助作用。

日常事务未雨绸缪

　　作为一名秘书，除了接听电话、收发文件、接待和发送、参加会议等杂项日常事务外，还常常面临着随时可能出现的各种特殊情况。可以说，信息正在大量涌入并高度密集。一个专业的秘书应该具备充分的心理准备，以科学的眼光和充分的实战经验，使自己立于不败之地。因此，秘书信息工作应的第二种方式就是日常事务要未雨绸缪。

主动承担和有效沟通

　　积极处理信息，认真传递信息，争取信息工作畅通无阻，这是对秘书的一次考验。秘书信息工作的第三条方式应该是积极承担任务，完成有效的沟通，这也是实现有效沟通的基本前提。可以说，信息处理的良性循环就是要突破管理的各个环节，理清工作思路，使组织成员朝着共同的愿景工作。

重视反馈和及时跟进

　　秘书要对日常信息深刻理解、综合处理和合理运用是秘书工作的基本职能，是秘书活动的必然内容。由于秘书信息工作受历史和自身认识能力的限制，对社会和单位对新精神、新趋势、新政策、新经验等“新信息”的把握总是不到位，这在一定程度上影响了问题的力度。为此，秘书信息工作的第四种方式应该是认真对待信息反馈，及时做好后续工作。

　　的确，作为一名专业的秘书，各种细节都不应该被低估，因为秘书的信息处理就是在细节中看到精神。我们可以认识到，积极主动、化繁为简、注重实效应该就是专业秘书信息工作的优越方向。

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